Gestão Financeira

a. Conferência e envio de processos de pagamento

❓ Como funciona a conferência dos processos de pagamento antes do envio ao banco?

Todos os processos de pagamento inseridos no ERP passam por uma conferência detalhada, com o objetivo de garantir a conformidade fiscal, contábil e documental.

Essa conferência observa:

Tipo de documento (nota fiscal de serviço, de produto, recibos, faturas etc.)
Categoria contábil utilizada
Centro de custo correto
Preenchimento do campo “comentários” com informações sobre o pagamento
Informações bancárias do favorecido e do banco que irá realizar o pagamento
Correspondência entre o tipo de gasto (centro de custo[1]) e a natureza do item (insumo ou composição^[2])

Após conferência, o processo é ajustado de acordo com as janelas bancárias (terças e quintas).

📌 Observação importante:
Pagamentos só são executados se:

O processo for lançado corretamente
A nota fiscal estiver válida
Os documentos estiverem anexados
Não houver pendências no fluxo de validação (apontamentos)

❓ Caso haja algum apontamento em relação ao processo de pagamento, como fico sabendo o que preciso ajustar?

Lançamento via ticket do Freshservice: o apontamento será uma resposta ao ticket. O analista responsável pelo lançamento dentro do ERP aguardará uma resposta e o ticket ficará como “aberto” até a resolução do apontamento feito
Lançamento feito diretamente no ERP (centro de custo de Obras): o apontamento será feito dentro de “Anexo” > “Comentários” e o responsável recebe uma notificação via e-mail cadastrado. Assim que ajustado o apontamento, deverá adicionar comentário mencionando o que foi corrigido, para que o analista responsável pela validação possa reavaliar o processo
Segue abaixo o fluxo financeiro para uma melhor compreensão das etapas de um processo de pagamento:

b. Validação de apropriação fiscal e contábil

❓ O que é a validação fiscal e contábil feita no ERP?

É a checagem feita para garantir que todos os lançamentos sigam corretamente as regras fiscais e contábeis vigentes. A validação ocorre após o lançamento e antes do fechamento contábil, e inclui:

Correta apropriação da categoria fiscal (ex: CAPEX, OPEX[3], despesas comerciais)
Aplicação correta dos impostos retidos (INSS, ISS, IRRF)[4]
Classificação contábil de acordo com o plano de contas da SPE
Verificação de alíquotas e CFOPs^[5]

Exemplo prático:
Se um serviço de consultoria for lançado como insumo ao invés de composição, poderá haver problemas com a escrituração fiscal e retenção de ISS — isso será identificado na validação e devolvido para correção.

c. Conciliação bancária diária

❓ O que é a conciliação bancária diária e por que ela é importante?

É o processo diário de verificação entre os lançamentos do ERP e o extrato bancário da SPE, garantindo que os débitos e créditos estejam refletidos corretamente no sistema.

Atividades realizadas:

Conferência dos saldos bancários e do sistema
Identificação de lançamentos divergentes e ajustes necessários
Estornos pontuais a partir de avaliação do nível de impacto

Esse processo garante:

Planejamento de caixa
Redução de inconsistências contábeis
Base segura para geração dos relatórios mensais

d. Fechamento mensal de banco

❓ O que é o fechamento mensal de bancos?

É o encerramento contábil das movimentações financeiras da SPE ao fim de cada mês. Envolve:

Consolidação de todos os pagamentos e recebimentos
Conciliação de contas bancárias
Emissão de extratos conciliados
Geração do balancete contábil

Prazos:

Entrega conforme o prazo acordado

e. Controle de adiantamentos a fornecedores

❓ Como funciona o controle de adiantamentos a fornecedores?

O controle de adiantamentos é feito para assegurar que os valores antecipados aos fornecedores sejam devidamente comprovados com notas fiscais ou entregas.

Fluxo resumido:

É sinalizado através da coluna “Operação” no Módulo Financeiro (Contas a pagar), com justificativa e documentação (orçamento, contrato etc.)
Após as devidas validações, o valor é pago
No ato da entrega do pedido, o fornecedor concede a nota fiscal e ela precisa ser escriturada no processo no ERP

Importante:
Caso a nota fiscal não seja enviada dentro do mês de competência, a SPE será comunicada e o valor permanecerá em aberto como “pendência de regularização”.

^{[1] Centro de custo: trata-se de uma estratégia para dividir a operação financeira em departamentos para ratear as despesas. Para verificar quais os centros de custos existentes e localizar qual o melhor se enquadra para uma despesa, acesse o Dicionário em anexo abaixo.}

^{[2] I}nsumo: se refere a material ou qualquer outra despesa que não possui nota fiscal de serviço. Composição: se refere a serviço, cujo documento apresentado será uma nota fiscal de serviço.

^[3]CapEx e OpEx: são termos financeiros que diferenciam os tipos de despesas em uma empresa. CapEx são investimentos em ativos de longo prazo, amortizados ao longo do tempo. OpEx são despesas operacionais diárias, deduzidas anualmente.

^[4]Tributos recorrentes na rotina de validação fiscal e contábil no momento de conferência de notas fiscais, folhas de pagamento, prestação de serviços e retenções.

^[5]Código obrigatório usado na emissão de documentos fiscais que indica a natureza, origem e o destino e se é uma entrada ou saída.